ビジネスメディア東京株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する会議室予約・運営その他関連サービス（以下「本サービス」といいます。）における、利用者の個人情報および個人データの適正な取扱いを重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。
1. イントロダクションおよび事業者情報
本ポリシーは、当社が本サービスに関連して取得する個人情報の取扱いについて説明するものです。
- 事業者名：ビジネスメディア東京株式会社
- 所在地：東京都港区南青山4-12-8
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6427 8594
- ウェブサイト：zitrexnun.pro
- 事業内容：会議室の予約受付、運営管理、関連サポート業務
2. 取得する情報および取扱い
当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲で適正に取り扱います。
- 利用者から直接提供される情報
- 氏名、会社名、部署名、役職
- メールアドレス、電話番号、住所
- 予約情報（利用日時、利用人数、利用会議室、オプションサービス等）
- 請求・支払情報（請求先情報、領収書宛名、決済に必要な情報）
- お問い合わせ内容、アンケート回答、要望・苦情等
- 本サービスの利用により自動的に取得される情報
- IPアドレス、端末情報、ブラウザ情報、Cookie等の識別子
- アクセス日時、閲覧履歴、操作履歴、参照元URL
- 会議室利用の状況に関する記録（入退室時刻、設備利用状況等）
- 第三者から取得する情報
- 決済代行事業者、予約管理システム提供事業者、提携事業者等から適法に取得する情報
なお、当社は、要配慮個人情報を取得する必要がある場合には、法令に従い、あらかじめ本人の同意を得る等、適切な措置を講じます。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。
- 会議室の予約受付、本人確認、予約管理、利用対応のため
- 会議室の提供、入退室管理、設備・備品の管理のため
- 料金請求、決済処理、返金処理、領収書・請求書の発行のため
- 利用者からのお問い合わせ、苦情、サポート対応のため
- 利用規約、本ポリシーその他当社規程に違反する行為の防止および対応のため
- 本サービスの改善、品質向上、新サービス開発、利用状況分析のため
- キャンペーン、案内、重要なお知らせ等のご連絡のため
- 法令に基づく対応、紛争対応、権利行使および義務履行のため
- 防犯、事故防止、施設管理および安全確保のため
- 上記各目的に付随する目的のため
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本の個人情報保護法その他関連法令に従い、適法かつ公正な手段により個人情報を取り扱います。個人情報の利用は、原則として、前記利用目的の達成に必要な範囲内で行います。
- 利用目的の達成に必要な範囲での利用
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
- 国の機関等への協力が必要な場合で、本人の同意取得により当該業務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
当社が個人データの第三者提供を行う場合は、法令に定める例外を除き、あらかじめ本人の同意を取得します。
5. 個人データの第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、個人データを第三者に提供しません。
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合
- 事業承継に伴って個人データが提供される場合
- 共同利用を行う場合で、法令に基づく必要事項を公表している場合
当社は、会議室予約システム、決済代行、メール配信、クラウド保管、IT保守、清掃・警備その他の業務を外部委託することがあります。その場合、当社は委託先を適切に選定し、契約締結、監督、必要な安全管理措置を実施します。
6. 個人データの外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール、システム保守等の利用に伴い、個人データが外国にある第三者へ移転される場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、以下のいずれかの措置を講じます。
- 本人の同意を取得すること
- 移転先の個人情報保護制度や体制に関する情報を確認し、必要な安全管理措置を講じること
- 委託先・提供先との間で契約上の保護措置を講じること
- 法令上許容されるその他の方法によること
外国にある第三者への提供が行われる場合、当社は法令に従い、必要な情報を適切に提供または公表します。
7. 保有個人データの保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保有します。保存期間経過後、または利用目的達成後は、速やかに消去または匿名化等の適切な措置を講じます。
- 予約・利用記録：サービス提供および問い合わせ対応に必要な期間
- 請求・決済関連記録：法令で定められた保存期間
- お問い合わせ記録：対応完了後、合理的に必要な期間
- 防犯カメラ映像等：防犯・安全管理に必要な期間
8. 利用者の権利
利用者は、個人情報保護法に基づき、当社が保有する保有個人データについて、以下の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知の請求
- 開示の請求
- 内容の訂正、追加または削除の請求
- 利用停止、消去または第三者提供の停止の請求
- 第三者提供記録の開示請求
また、法令の範囲内で、本人または代理人からの請求に対応します。請求に際しては、本人確認または代理人確認のため、必要な書類の提出をお願いすることがあります。
なお、法令上の要件を満たさない場合、または当社の業務遂行に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等には、請求に応じられないことがあります。その場合は、理由を説明します。
9. 同意の撤回
利用者は、当社が同意を根拠として個人情報を取り扱う場合、いつでもその同意を撤回することができます。ただし、撤回前に適法に行われた取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。
同意の撤回を希望される場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。撤回により一部サービスが利用できなくなる場合があります。
10. 苦情・相談窓口および異議申立て
利用者は、当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を行うことができます。当社は、これらのお申し出に対し、適切かつ迅速に対応します。
- 個人情報の取扱いに関する苦情
- 開示等請求に関する不服または疑義
- 同意管理や通知内容に関する相談
また、利用者は、必要に応じて個人情報保護委員会その他の監督機関へ相談または苦情申立てを行うことができます。
11. 安全管理措置
当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。
- 組織的安全管理措置：取扱責任者の設置、社内規程整備、アクセス権限管理
- 人的安全管理措置：従業者への教育・監督、秘密保持義務の徹底
- 物理的安全管理措置：入退室管理、書類・媒体の施錠保管、盗難防止
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、暗号化、ログ管理、マルウェア対策
- 外的環境の把握：外国で個人データを保管・処理する場合の制度確認
万一、個人データに関する事故が発生した場合、当社は法令に従い、必要な報告、本人通知および再発防止措置を講じます。
12. お問い合わせ先
本ポリシー、個人情報の取扱い、開示等請求、苦情・相談に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- 事業者名：ビジネスメディア東京株式会社
- 所在地：東京都港区南青山4-12-8
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6427 8594
- ウェブサイト：zitrexnun.pro
お問い合わせの内容により、本人確認のための情報提供をお願いする場合があります。
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用上の必要その他合理的な理由により、本ポリシーを変更することがあります。変更後の本ポリシーは、当社ウェブサイト上での掲載その他当社が適切と判断する方法により通知し、掲載時または別途定める効力発生日から適用されます。
重要な変更を行う場合には、利用者に対し、適切な方法で事前に通知するよう努めます。
以上